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电子科技大学中山学院学籍学历电子注册实施细则
发布时间: 2017-07-07 编辑:   审稿人:   来源:  

第一章 ?总则

第一条 为适应高等教育改革发展的需要,进一步规范办学,维护高等教育的公平、公正,保护学生的合法权益,依据《中华人民共和国高等教育法》、《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》及相关文件精神制定本细则。

第二条?学生学籍学历电子注册是对学生学年学习资格及毕业资格的认定,是加强高校学生管理的基础性工作。

第三条?按教育部和省教育厅的要求,我校学籍学历电子注册严格实行分级责任制,学生本人签字确认信息的准确性、学院辅导员签字确认学生身份的真实性、二级学院领导签字盖章确认学院注册工作准确性和完整性。同时实行二级学院及校学籍主管人员、二级学院及职能部门领导、分管校领导三级签字负责制。

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第二章 ?新生学籍电子注册

第四条 新生学籍电子注册和在校生学年电子注册及学历电子注册相互衔接,是实现对学生在校期间学籍学历全过程的规范化、信息化管理的关键环节,是学年电子注册和学历电子注册的重要依据。学生在同一学习时段,只注册一个普通全日制学籍。跨校联合培养学生,在录取学校进行学籍注册。

第五条?根据教育部制定的普通高等学校新生学籍电子注册制度,凡经省级招生办公室办理录取手续的新生,各二级学院在新生报到时对新生入学资格进行初步审查,审查合格的办理入学报到手续,予以注册学籍;审查发现新生的录取通知、身份证等证明材料,与本人实际情况不符,或者有其他违反国家招生考试规定情形的,一律不予入学报到,取消入学资格。

第六条?新生入学后,各二级学院在新生入学报到日起一个月内按照国家招生规定对其进行复查,核对有关信息。复查包括学生在中国高等教育学生信息网上及纸质档案的信息,复查内容主要包括以下方面:

(一)录取手续及程序等是否合乎国家招生规定;

(二)所获得的录取资格是否真实、合乎相关规定;

(三)本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致;

(四)身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求,能否保证在校正常学习、生活;

(五)艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的,确定为复查不合格,取消学籍;情节严重的,移交有关部门调查处理。

复查中发现学生身心状况不适宜在校学习,需要在家休养的,可按照规定申请休学。

第七条?新生入学资格复查程序如下:

(一)新生报到工作结束后,各二级学院对新生的报到状态进行全面核查,先从新生报到系统导出“已报到名单”和“未报到名单”,另外加上往年保留入学资格今年报到的新生,核对信息是否存在错漏,确保相关名单的完整与准确,严格防止已报到新生被误注销的情况发生。

(二)对已报到注册的学生(含退役的新生),各二级学院要严格按照第六条,通过对报名表、新生录取名册、体检表、高考成绩单(含艺术考试、体育考试)、高中档案、录取通知书、身份证、照片、户口迁移证、高考加分资格证明等相关纸质和电子档案材料的审核、对比、检测等多种方式,认真开展新生入学资格审查,严防冒名顶替和资格造假情况发生。对于艺术专业或艺术、体育特长生等特殊类型录取的新生要开展入学专业复测。

新生入学资格核查所需材料主要由招生与就业处、学生工作处提供。

1.招生与就业处提供以下材料:

含新生身份证号码的新生录取名册(复印件);

新生照片(电子版);

新生报名信息(电子版);

体检表(电子版);

高考成绩(电子版);

2.学生工作处提供以下材料:

高中纸质版档案。

3.二级学院须要求学生提交的材料:

录取通知书原件及复印件;

身份证复印件(原件仅在报到时出示)。

(三)对未报到的学生,逐一进行联系,确认是否保留入学资格(应征入伍、患有疾病的学生)或放弃入学资格,并将有关情况记录备查。

(四)9月中下旬,各二级学院将《新生入学资格复查结果汇总》报教务处。

(五)教务处根据各二级学院报送的《新生入学资格复查结果汇总》,在中国高等教育学生信息网上作学生学籍注册状态调整。

第八条?9月下旬,各二级学院负责做好新生学籍关键字段信息数据核对工作。学籍关键字段信息主要包括姓名、性别、出生日期、身份证号、专业、民族等基本信息。学籍关键字段信息核对表由教务处以班级为单位制作统一发放,各二级学院确保每位同学亲自签名确认(黑色签字笔),不得代签或签字无法有效识别,各班签字核对完成后统一以学院为单位交回教务处。在核对过程中发现的不一致情况,各二级学院填写《新生学籍信息变更汇总表》,并报送教务处。

第九条?9月下旬,各二级学院组织学生通过登陆学校教务管理系统做好新生学籍信息数据补充完善工作。

第十条?10月初,各二级学院督促学生通过“中国高等教育学生信息网”(http://www.chsi.com.cn/)进行学籍自查,学生实名注册后登陆查询个人的学籍基本信息资料,若内容有任何出入,请及时与教务处联系。

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第三章 ?在校生学年电子注册

第十一条 ?学年电子注册是对在校生新学年资格的认定。没有进行学年注册的学生,将不再视为我校的在校生,不纳入在校生管理。

第十二条??学年电子注册的对象为取得我校学籍的本科学生。学年电子注册工作由各二级学院负责,并于每学年第一学期第二周前在教务系统上对学生报到和注册状态标注;各二级学院可根据学生的实际情况及时在教务系统上变更注册状态,教务处定期根据教务系统上学生报到及注册状态的变更在学信网上作相应变更。

第十三条??学年电子注册包含以下内容

(一)学籍状态:注册学籍、暂缓注册、保留学籍。

(1)凡取得我校学籍的在校学生,每年须按时报到并缴清学费及有关费用,注册学籍。

(2)凡取得我校学籍的在校学生,每年按时报到但学费及相关费用尚未缴清,暂缓注册。

(3)凡取得我校学籍的在校学生,参军入伍及跨校培养,并在教务处办理相关手续,保留学籍。

(二)学籍异动:学籍异动包括转专业、留级、休学、复学、取消学籍、退学、死亡、恢复学籍等类别。凡有学籍变动者,须经教务处审批并办理完相关手续后才予以认可,并在学年注册中进行相应电子注册。

(三)学籍注销:退学、取消学籍、解雇学籍、死亡等。

第十四条 ?学生在校期间修改或变更学籍信息的,由学生本人提供合法性证明,学校或省级教育行政部门审核确认后更改,学信网保留更改前的信息。学生要求修改、变更的信息或证明材料涉嫌弄虚作假的不予受理。

录取数据与报名时真实情况不符的,由招生与就业处受理,并报生源省招办修改;在校期间(含报名后)的信息修改,由教务处受理。

对于变更关键信息时涉嫌重户注销、高考移民、弄虚作假等重大事项,教务处认为确有必要,可提交院长办公会讨论决定。

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第四章 ?学历电子注册

第十五条 ?每年5月至6月为毕业审核及学历电子注册时间。学历电子注册是对我校颁发的学历证书进行电子注册的一项重要工作。学历证书分毕业证书和结业证书两种。

第十六条??学年电子注册标注为“注册学籍”的学生给予学历电子注册。标注为“暂缓注册”、“保留学籍”、“休学”而未恢复为“注册学籍”的学生不予毕业审核及学历电子注册。

第十七条 ?学历注册并提供网上查询后,学校不再变更证书内容及注册信息,不再受理学生信息变更事宜。注册信息确有错误的,须经省级教育行政部门审核确认后方可修改。

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第五章 ?附则

第十八条 ?学籍学历电子注册各项材料(含打印签字盖章纸质版和电子版)报送时间由学校教务处根据具体工作进行安排。

第十九条??本细则从2017年9月1日起实行,由教务处负责说明。


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